Persondatapolitik – Sleipner Mechanical A/S

 

Sleipner Mechanical A/S behandler oplysninger om ansatte, kunder, leverandører, besøgende på hjemmeside og sociale medier.

1.  Indledning 

Behandling af personoplysninger om brugere, kunder og samarbejdspartnere

Denne politik er en del af Sleipners samlede dokumentation for, at virksomheden overholder den gældende persondatalovgivning.

Indsamling og behandling af personoplysninger, herunder følsomme personoplysninger, foretages altid i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalovgivning, og Sleipner behandler alene personoplysninger, hvis vi har et grundlag herfor. Derudover er Sleipner opmærksom på, at virksomheden alene må behandle de personoplysninger, der er nødvendige for at opnå formålet, ligesom personoplysninger alene må videregives til tredjemand, såfremt der er et særskilt og sagligt grundlag herfor. Sleipners behandling af personoplysninger lever op til de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. Sleipner gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en kunde, personale eller samarbejdspartner ønsker slettet, og som Sleipner ikke længere har noget grundlag for at behandle.

I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes Sleipner som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til os.

2.  Den dataansvarliges identitet og kontaktoplysninger

Dataansvarlig:
Sleipner Mechanical A/S
Sundsholmen 14
9400 Nørresundby
CVR. 78780916
invoice@mechanical.dk
Telefon 98120636

3.  Behandling af personoplysninger

Som led i det daglige arbejde hos Sleipner, behandler virksomheden en række personoplysninger om alle vore brugere af vores sociale medier, herunder hjemmeside, LinkedIn, Facebook, samt vore kunder, leverandører og personale. Sleipner er derfor også meget opmærksom på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler vore personoplysninger.

Grundlaget for at behandle dine personoplysninger vil som udgangspunkt være for at kunne servicere dig som kunde, leverandør, eller for at kunne opfylde krav til et ansættelsesforhold.

  1. Henvendelser

Når du retter henvendelse til os pr. mail, vores hjemmeside eller via de sociale medier, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Hvis du eksempelvis kontakter os på Facebook, vil vi - via Facebook - modtage visse oplysninger om dig i form af eksempelvis dit navn og et billede. De oplysninger, vi modtager, afhænger dog af, hvordan dine privatindstillinger på Facebook er. Hvis du henvender dig via vores kontaktformular, behandler vi ligeledes disse personoplysninger, herunder dit navn, e-mail, telefonnummer, postnr. og by samt det, henvendelsen drejer sig om.

Når du kontakter os telefonisk, vil vi – hvis det er relevant - notere dit navn og formålet med henvendelsen. Dette gør vi for at have mulighed for at følge op herpå samt at kunne dokumentere de henvendelser, vi modtager fra vores kunder. Du skal derfor være opmærksom på, at vi i nogle tilfælde noterer de relevante forhold, du oplyser os telefonisk, i vores system.

Vi opfordrer dig til, at du ikke sender os nogle følsomme eller fortrolige personoplysninger via Facebook, LinkedIn eller vores hjemmeside, f.eks. cpr. nr., kontooplysninger eller helbredsforhold.

  1. Håndtering af kundeoplysninger

Når du er kunde hos os, betyder det, at vi behandler en række personoplysninger om dig og den virksomhed du repræsenterer.

Vi opretter altid vores kunder i et sagshåndteringssystem. Når vi registrerer dig i dette system, sker det altid med følgende oplysninger.

  • Navn og adresse
  • E-mail
  • Telefonnummer
  • CVR nummer
  • Relevante kontaktpersoner
  • bankoplysninger – kun i det tilfælde af tilbagebetaling
  1. Håndtering af leverandøroplysninger

Når du er leverandør hos Sleipner, har vi brug for at behandle en række oplysninger for at kunne håndtere, bestillinger, faktura og betalinger. Derfor registrerer vi følgende:

  • Navn og adresse
  • E-mail
  • Telefonnummer
  • CVR nummer
  • Relevante kontaktpersoner
  • Bankoplysninger og betalingsbetingelser
  • Priser – navngivne håndværkere
  1. Håndtering af personaleoplysninger

Sleipner håndterer løbende en række forskellige personoplysninger om vores medarbejdere. Når du bliver ansat hos Sleipner, opretter vi en personalesag med dine oplysninger. Denne findes på serveren, i en mappe kun ledelsen har adgang til. I personalemappen registrerer og opbevarer vi de oplysninger, der er nødvendige og relevante i forhold til din ansættelse hos os. Dermed indsamler og opbevarer vi en række personoplysninger om dig.

Fx indsamler og opbevarer vi de oplysninger, som vi har modtaget i forbindelse med ansættelsen, herunder bl.a. ansøgning, CV, referencer, eksamensbeviser, mv.

Vi indsamler og opbevarer også de oplysninger, der løbende måtte være nødvendige og relevante i forbindelse med håndteringen af dit ansættelsesforhold. De indsamlede oplysninger kan dels kategoriseres som almindelige personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6 og dels som følsomme oplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9.

Vi indsamler og opbevarer således følgende oplysninger med det formål at kunne foretage personaleadministration:

Vi indsamler følgende:

  1. Navn og adresse, e-mail og telefonnummer
  2. Cpr nummer, medarbejdernummer
  3. Uddannelse, tjenstlige forhold, eksaminer, jobtitel
  4. Lønforhold, skatteforhold, udlæg/sociale forhold
  5. Sygefravær, andet fravær, helbredsoplysninger
  6. Bankoplysninger - ICE
  7. Kurser, kørekort, truckkort
  8. Billeder til Facebook, hjemmeside og andre sociale medier
  9. Etnisk oprindelse, dog kun i forbindelse med arbejdstilladelse
  1. Videregivelse af personoplysninger

I en række tilfælde skal eller kan Sleipner videregive dine relevante oplysninger til relevante modtagere fx

  • SKAT – skattemæssige forpligtelser
  • ATP – Arbejdsmarkedets tillægspension
  • Feriekonto
  • Arbejdsskadestyrelsen – ved arbejdsskade
  • AUB – under uddannelse
  • Kommuner – dagpengerefusion
  • Virk.dk
  • Indkomstregistret
  • Barsel.dk
  • Bluegarden/Dataløn – for lønbehandling
  • Sleipners eksterne revision
  • Sleipners eksterne rådgiver, herunder advokat
  • Sleipners eksterne bogholderi – lønbehandling/afstemning

I tilfælde af videregivelse vil det ske inden for rammerne af databeskyttelsesreglerne.

  1. Sletning

Vi sletter dine personoplysninger 5 år efter ansættelsesforholdets ophør hos Sleipner Mechanical A/S.

Virksomheden opbevarer endvidere oplysninger omfattet af bogføringsloven i overensstemmelse med reglerne i denne lovgivning.

Hvis der er en saglig grund til at opbevare oplysninger i længere tid, kan dette ske.

4.  TV overvågning - alle

Der er tv overvågning på matriklen. TV overvågningen er købt igennem G4S, og der live streames på kontor og i aflåst serverrum. Optagelserne bliver lagret i 30 dage, og kan tilgås af ledelsen. Ved mistanke om strafbare forhold, kan optagelser blive videregivet til politiet eller andre aktører i henhold til den til enhver tid gældende lovgivning om TV-overvågning. I disse tilfælde kan optagelserne blive lagret i længere tid.

5.  Cookies - alle

Vi anvender cookies på vores hjemmesider, så vi kan tilbyde en brugervenlig hjemmeside med information, der er relevant for dig. En cookie er en lille tekstfil, som bliver gemt i din browser. Det betyder i praksis, at vores hjemmeside kan genkende dig, når du besøger hjemmesiderne igen, og at vi kan føre statistik, som fortæller, hvordan du og andre brugere anvender hjemmesiderne. Første gang du besøger vores hjemmesider, får du informationen om, at vi bruger cookies.

6.  Overvågning E-mail - medarbejder

Alle e-mailadresser i domænerne @mechanical.dk og @sleipner.dk og andre mailkonti tilhørende Sleipner Mechanical A/S, er ikke personlige mail. Ledelsen har derfor adgang til disse mails, og der opfordres derfor til ikke at sende personlige oplysninger til og fra disse konti. Efter ansættelsesophør, lukkes mailen ned efter en periode på max 12 måneder. Under ansættelsen, har ledelsen adgang til disse konti, og kan frit søge i mailbokse.

7.  Overvågning af telefoner - medarbejder

Alle telefonnumre tilhørende Sleipner Mechanical A/S er ikke personlige telefonnumre. Sleipners ledelse har adgang til opkaldslister, billeder mv der måtte befinde sig på enhederne og numrene. Billeder sendes automatisk til vores drev. Der opfordres til ikke at bruge Sleipners telefoner til personfølsomme oplysninger

8.  Overvågning af internet - medarbejder

Virksomhedens brug af internet overvåges og logges indtil sletning af browserdata har fundet sted. Derfor opfordres ansatte til ikke at bruge internettet til private formål.

9.  Alarmsystem

I vores alarmsystem er der en log der logger dem der tilslutter og afstiller alarmen. Disse oplysninger kan ses af Sleipner og G4S. Dog er det kun Sleipner der kan identificere hvem der har tilsluttet/afstillet.

10.  Dine Rettigheder - alle

Du har en række rettigheder overfor os som følge af, at vi behandler dine personoplysninger. Nedenfor kan du læse mere herom, men du er også altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål hertil. Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser hurtigst muligt og senest inden for 30 dage. Hvis vi ikke imødekommer din anmodning i henhold til nedenstående punkter, har du mulighed for at klage til Datatilsynet. 

  1. Ret til indsigt i egne personoplysninger:

Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig. En anmodning om indsigt skal rettes til os, og den behøver ikke at være begrundet. Dette betyder med andre ord, at du har ret til at få at vide, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad formålet er hermed, hvor vi har oplysningerne fra, hvor længe vi opbevarer dem, samt hvem vi eventuelt deler dem med.

  1. Ret til at få rettet urigtige personoplysninger: 

 Vi er i nogle tilfælde forpligtet til at slette dine personoplysninger før det tidspunkt, hvor vi normalt ville slette dine personoplysninger. Dette gælder, hvis vi ikke længere har et sagligt formål med at behandle personoplysningerne, hvis et samtykke tilbagekaldes, hvis personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt, eller de skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse og i nogle tilfælde, hvis der gøres indsigelse mod behandlingen. Der er taget højde for disse rettigheder ved fastlæggelsen af virksomhedens slettepolitikker.

  1. Ret til at gøre indsigelse:

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en indsigelse fra dig, vurderer vi, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, indtil vi har kontrolleret, om vores legitime interesser går forud for kundens interesser.

  1. Dataportabilitet:

Du har i nogle tilfælde ret til at få udleveret dine personoplysninger i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, således at de kan benyttes til videregivelse til en anden dataansvarlig. Hvis det er teknisk muligt, kan vi ligeledes transmittere oplysningerne direkte til den nye dataansvarlige

  1. Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis du har afgivet et samtykke til os i relation til behandlingen af dine personoplysninger, kan du altid tilbagekalde dette. Vi stopper herefter behandlingen af de personoplysninger, samtykket knytter sig til, hvis der ikke foreligger et andet lovligt grundlag til at behandle personoplysningerne.

  1. Klagevejledning til Datatilsynet

Hvis du har indsigelser mod vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til at kontakte os. Du har dog også altid ret til at klage over vores behandling og opbevaring af personoplysninger til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktoplysninger fremgår af www.datatilsynet.dk.